O que fazer quando sua encomenda fica retida na alfândega

Publicado por Cruz Distribuição e Logística — Guia prático e aprofundado

Receber uma notificação informando que sua encomenda está retida na alfândega costuma gerar dúvida, ansiedade e preocupação com custos adicionais. Este guia detalhado explica as causas mais comuns, documentos necessários, prazos típicos, quem contactar e passos claros para liberar a mercadoria e reduzir riscos futuros.

Principais causas da retenção

Documentação incompleta ou divergente: fatura commercial, invoice, comprovante de pagamento, declaração incorreta do conteúdo ou valor.
Tributação e tarifas: impostos de importação, ICMS ou taxas administrativas não calculadas ou não pagas.
Itens regulados: medicamentos, suplementos, produtos de origem animal, sementes, cosméticos e equipamentos que exigem autorização de órgãos como ANVISA, IBAMA, MAPA.
SUSPEITA de descumprimento de regras: embalagens danificadas, indícios de contrabando ou mercadoria proibida.
Falha no processo do remetente: falta de CFOP/CF-e ou envio como "gift" sem documentação adequada para fins fiscais.

Documentos que você provavelmente precisará

Organize e envie (quando solicitado) cópias digitais — e, se necessário, originais — dos itens abaixo:

Invoice / fatura comercial com discriminação completa dos produtos, valores e moeda.
Comprovante de pagamento (transferência, cartão, boleto) se o valor não for autoexplicativo.
Documentos de importador (CPF/CNPJ) caso a mercadoria tenha destinário comercial.
Licenças ou autorizações específicas (ANVISA, MAPA, IBAMA) quando aplicável.
Procuração aduaneira, se você estiver usando um despachante ou transitário para atuar em seu nome.

Passo a passo para resolver a retenção

Leia a notificação com atenção: identifique o motivo exato e o prazo para resposta.
Contato inicial: fale com o remetente, a transportadora e, quando indicado, com o despachante aduaneiro.
Reúna a documentação: obtenha invoices, comprovantes e certidões necessárias. Digitalize com boa qualidade.
Envie os documentos ao canal indicado: portal dos Correios/transportadora, ou e-mail do setor aduaneiro. Guarde protocolos.
Regularize tributos: confirme valores de importação e pague taxas dentro do prazo para evitar retorno da mercadoria ou leilão.
Acompanhe o processo: solicite ao despachante atualizações periódicas e peça registro de todos os protocolos.

Prazos realistas

Os prazos variam muito segundo o motivo da retenção:

Documentação simples: liberação em poucos dias úteis após envio correto da documentação.
Produtos regulados: pode levar semanas — dependendo da análise de órgãos como ANVISA ou IBAMA.
Casos complexos (investigação): se houver suspeita de irregularidade ou processo administrativo, o tempo é incerto; mantenha comunicação formal com as partes.

Possíveis custos envolvidos

Ao receber mercadoria importada, esteja preparado para:

Impostos de importação (II), IPI e ICMS conforme legislação estadual;
Taxas administrativas dos Correios ou transportadora;
Honorários de despachante aduaneiro;
Custos de armazenagem caso a mercadoria permaneça na unidade por muito tempo.

Como reduzir a chance de retenção no futuro

Solicite ao vendedor invoice detalhada e correta.
Verifique regras do país de origem e de destino (restrições por ANVISA, MAPA, IBAMA etc.).
Escolha transportadoras com experiência em despacho aduaneiro.
Considere usar um despachante antecipado quando o valor ou a natureza da mercadoria for complexa.

Perguntas frequentes (FAQ)

Como sei se minha encomenda está retida?: Normalmente você recebe aviso da transportadora (SMS, e-mail ou carta). Também é possível acompanhar pelo código de rastreamento na página da transportadora.
Posso autorizar outra pessoa (despachante) a retirar a encomenda?: Sim. É comum assinar uma procuração para que um despachante represente você junto à Receita Federal/transportadora.
Se eu não pagar os tributos, o que acontece?: Após prazos legais a mercadoria pode ser devolvida ao remetente, confiscada ou levada a leilão, dependendo do caso.
Quanto tempo posso contestar um laudo ou indeferimento?: Depende do procedimento administrativo adotado. Geralmente há prazos para apresentação de defesa — consulte seu despachante e mantenha todos os protocolos.
Posso evitar taxas declarando como presente?: Declarações incorretas podem caracterizar fraude fiscal e gerar multas e apreensão. Use sempre informação verdadeira e completa.

Contato e suporte

Se precisar de apoio para entender uma notificação ou organizar documentação, nossa equipe pode orientar sobre procedimentos e documentação típica (não substituímos atuação legal ou despachante constituído). Utilize o formulário de contato no rodapé ou o formulário de newsletter para solicitar orientações — responderemos conforme disponibilidade.